I disse dager mottar mange innkallelse til årsmøte og generalforsamling. Møtene gir eierne i borettslag og sameier mulighet til å påvirke beslutninger og ta informerte valg om fellesskapets fremtid. Ved å delta bidrar man til å sikre representativitet og legitimitet i beslutningene.
Forskjellen på årsmøte og generalforsamling
Forskjellen ligger i hvilken type eiendom de er knyttet til – årsmøte gjelder for sameie og generalforsamling for borettslag. Begge utgjør den øverste myndigheten i borettslag eller sameie. Organisering av generalforsamling reguleres i borettslagsloven kapittel 7, mens årsmøte reguleres av eierseksjonsloven kapittel 6.
Nedenfor er noen av de vanligste spørsmålene som er felles for både årsmøte og generalforsamling.
Hvor ofte skal styret organisere årsmøte/generalforsamling?
Ordinære møter skal avholdes ved utgangen av juni hvert år. Styret kan innkalle til ekstraordinære møter når det er nødvendig, eller når minst to eiere som til sammen har minst ti prosent av stemmene krever det og oppgir hvilke saker de ønsker behandlet.
Når skal det innkalles?
Styret skal varsle 8-20 dager på forhånd med dato for møte og frist for å innlevere saker som ønskes behandlet. Dette skal gi eierne rimelig tid til å forberede seg, men ikke så lang tid at det kan gå i glemmeboken. Selv om fristen overholdes, kan det etter omstendighetene være upassende av styret å innkalle til møte for eksempel midt i ferietiden.
Hvordan skal det innkalles?
Innkalling skal skje skriftlig. Kravet er ivaretatt hvis brev legges i postkassene eller sendes per e-post. Det kan bestemmes andre innkallingsmåter i vedtektene, for eksempel tavle i fellesarealer, men styret må være særlig oppmerksom på å varsle eiere som ikke selv bruker enheten. For ekstraordinære møter gjelder en frist på minst 3 dager.
Retten til å delta og få sine saker behandlet på årsmøter og generalforsamling er en grunnleggende rettighet for eierne. Dersom styret forsømmer sin plikt til å kalle inn til møte, kan det bes om at tingretten kaller inn til møte. Slik begjæring kan sendes av eier, styremedlem eller forretningsfører.
Hvor skal møtet være?
Det er styret som avgjør hvor samlingen skal skje. Digital gjennomføring blir stadig vanligere, men dersom minst to eiere som til sammen har minst ti prosent av stemmene krever at møtet skal være fysisk, må det være fysisk.
Hvem kan komme?
Styreleder og forretningsfører har plikt til å være tilstede med mindre det er åpenbart unødvendig eler de har gyldig forfall. Alle andels- og seksjonseiere har rett til å delta. Eierens ektefelle, samboer eller annet medlem av husstanden har også rett til å være til stede og uttale seg. Eier kan møte ved fullmektig. Det er også anledning til å ha med seg en rådgiver. Dette skal sikre eierens mulighet til å ivareta sine interesser. Det kan være en profesjonell rådgiver, for eksempel en advokat, men det kan også være et familiemedlem eller en venn. Retten til å ha med seg rådgiver kan ikke begrenses, men årsmøte/generalforsamlingen bestemmer selv om rådgiveren kan gis talerett eller om rådene må gis direkte til eier.
Hva diskuteres og stemmes over på møtene?
Det kan ikke fattes vedtak i andre saker enn de som er nevnt i innkallingen. Dette skal beskytte eiere mot «kuppforsøk» ved at det fremmes forslag man ikke er forberedt på. Det er derfor ingen «eventuelt» post på møtene. Det kan gjøres unntak fra dette dersom alle eierne samtykker, men i praksis er nok sjelden alle eiere er tilstede. En rekke lovbestemte saker som årsberetning, årsregnskap og valg av styremedlemmer kan imidlertid alltid behandles på møtene selv om det ikke er nevnt i innkallingen.
Hvem har stemmerett?
I borettslag har hver eier kun én stemme, også der flere eier sammen. Dette gir uttrykk for et likhetsprinsipp om demokratisk medlemskontroll - alle skal ha lik rett til innflytelse. Det er annerledes i boligsameier der det gis en stemme per seksjon. Dette kan få stor praktisk betydning, dersom en boligseksjon blir delt i to medfører delingen en økning i antall stemmer. Derfor krever reseksjonering to tredjedels flertall på årsmøter.
Kan man være inhabil ved stemmeavgivningen?
I borettslag og sameier er felleskapets beste viktig, og habilitetsregler skal derfor hindre at en eier fremmer egne interesser på bekostning av fellesskapets. Reglene gjør ikke at man er avskåret fra å avgi stemme ved enhver egeninteresse i en sak, men man vil for eksempel være inhabil i saker om salgspålegg eller fravikelse som gjelder en selv eller nærstående. Det samme gjelder i saker om eget eller nærståendes erstatningsansvar overfor sameiet eller borettslaget.
Reglene om habilitet er noe strengere for borettslag enn for sameier. I borettslag vil man for eksempel være inhabil til å stemme over en avtale mellom laget og seg selv eller nærstående, mens det ikke er tilfelle for sameier.
Hva slags flertall kreves?
Utgangspunktet er at vedtak treffes med alminnelig flertall. Det betyr mer enn halvparten av de avgitte stemmene. 50 prosent av stemmene er derfor ikke nok, og i så fall skal det skje loddtrekning. Det gjelder skjerpede flertallskrav i visse saker, for eksempel endring av vedtektene, økning av antall andeler/seksjoner, kjøp og salg av fast eiendom, ombygging eller tiltak som vesentlig endrer borettslagets eller sameiets karakter.
Dette er imidlertid ikke til hinder for at styret utenom møtene kan bestemme nødvendige og fornuftige investeringer knyttet til eiendommens vedlikehold.
Protokoll
Møteleder skal sørge for at det føres protokoll over alle sakene som behandles. Protokollen skal vise hvilke beslutninger som er tatt. Det er ikke påkrevet at antall stemmer fremkommer, men generelt anbefales det protokollering av vedtak som krever to tredjedels flertall, fordi det i etterkant kan oppstå spørsmål om det er fattet vedtak med nødvendig flertall.
Det er ikke nødvendig med referat fra saksfremstilling og diskusjon, men det er ingenting i veien for å føre en fyldig protokoll. Protokollen skal gjøres tilgjengelig for eierne i etterkant, for eksempel per e-post eller ved at den legges ut på hjemmesiden.
Oppsummert
Borettslag og sameier består ofte av mange ulike mennesker som i felleskap skal ivareta sine bointeresser, men der disse ikke alltid er sammenfallende. Generalforsamling og årsmøter gir en forsvarlig og demokratisk ordning for dette. Deltakelse er derfor viktig for å sikre et trygt og velfungerende fellesskap for alle.
Artikkelen er publisert i BoBra nr. 1 2024, medlemsmagasinet til Legalis' samarbeidspartner KOBBL- www.kobbl.no.
Vil du klage på boligkjøp? Eller har du solgt en bolig som kjøper er misfornøyd med? Hvordan går du fram i en sak om klage på håndverkertjenester? Legalis sine advokater hjelper deg med dette.
